Vähennä henkilöstön poissaoloja. Askeleet parempaan työkykyyn tiedon avulla.

Suomessa työntekijän keskimääräinen poissaoloprosentti on noin 4.5 eli 10 päivää vuodessa.

Tästä noin puolet menetetään normaalin sairastamisen takia, mutta toiseen puoleen organisaatio voi vaikuttaa omilla toimenpiteillä.

Työntekijöiden poissaolot maksavat yritykselle selvää rahaa. Yhden työntekijän poissaolopäivä maksaa yritykselle vähintään 350 euroa. Kustannukset muodostuvat työntekijän palkasta, työnantajan välillisistä työvoimakustannuksista sekä työvoiman sivukuluista.

Esimerkiksi yritys, jolla on 1000 työntekijää, joista jokainen on poissa töistä 10 päivää (4,5 %) päivää vuodessa, kärsii poissaoloista lähes viiden miljoonan euron kustannukset.

Katso oman organisaatiosi poissaolokustannukset Varman poissaolokustannuslaskurin avulla.

Puuttumalla ajoissa poissaoloihin ei säästetä vain henkilöstökuluissa tässä ja nyt, vaan voidaan myös ennaltaehkäistä mahdollista eläköitymistä. Työntekijän siirtyminen sairauseläkkeelle maksaa yritykselle suuria summia ja vaikuttaa myös pidempiaikaisesti yritykselle nousseena eläkemaksuluokkana.

Alla kuusi askelta parempaan työkykyyn:

1. Seuraa poissaoloja ja selvitä niiden syy

Tietoisuus: Jotta poissaolojen määrää voitaisiin vähentää, pitää ensin ymmärtää, mistä ne johtuvat. Seuraa tilannetta: millaisia eri poissaolojen syitä on ja missä mittakaavassa ne esiintyvät? Selvitä poissaolojen taustatekijät ja puutu niihin.

Analysointi: Tee sisäistä benchmarkingia, eli vertaile esimerkiksi eri yksiköissä esiintyviä syitä. Etsi poikkeavuuksia ja analysoi: tapahtuuko toisessa yksikössä esimerkiksi tapaturmia enemmän kuin toisessa? Onko toisessa yksikössä jokin asia paremmin kuin toisessa?

Vaikuttaminen: Tiedon myötä saadaan konkreettisia ideoita, kuinka esimerkiksi työturvallisuutta voidaan parantaa tai fyysistä ja henkistä rasittavuutta vähentää.

2. Puutu ongelmiin varhain

Paras tapa vähentää poissaolojen määrää on puuttua niihin heti, jotta esimerkiksi sairauskierrettä ei ehdi syntyä. Varhaisen tuen mallin mukaan henkilöstön hyvinvointia ja heidän poissaolojaan seurataan ja kun huomataan jotakin hälyttävää, aloitetaan asian käsittely saman tien. Näin työntekijälle voidaan tarjota tarvittava apu heti, eikä ongelma pääse syventymään.

Jo yksittäiset poissaolot voivat joskus viestiä jostakin vakavammasta. Kun mahdollisesti vakavaan tilanteeseen halutaan reagoida nopeasti, on työntekijöiden tietoja seurattava ja analysoitava jatkuvasti.

Tilanteen seuraaminen on hankalaa, jos se tehdään ilman työkyvyn johtamisjärjestelmää. Ne keräävät tiedon päivittäin, antavat jatkuvan tilannekuvan ja hälyttävät automaattisesti, kun vaarana on, että työntekijän ongelma on vakava.

Lue blogi aiheesta: Varhainen puuttuminen – ennakoi tiedon avulla.

3. Tue esimiestyötä valmiilla välineillä

Esimiestyön laatu vaikuttaa vahvasti henkilöstön jaksamiseen töissä. Tärkeää on saada esimiehet tiedostamaan vastuunsa työntekijän työkyvyn seuraamisessa ja tukea heitä tässä tehtävässä.

Esimiestyöhön voidaan vaikuttaa asettamalla käytännöt, joiden mukaan toimitaan määrätyissä tilanteissa. Organisaatioon kannattaa luoda konkreettinen ohjeisto, jonka avulla turvallisuuspolitiikka ja -suunnitelmat siirretään käytännön tasolle. Näin tiedetään heti, miten tulee toimia kun huomataan, että työntekijällä on jokin ongelma.

Työkyvyn johtaminen kannattaa muuttaa digitaaliseksi prosessiksi. Työntekijöistä on helpompi pitää huolta, kun prosessit ovat nähtävissä selkeästi järjestelmästä.
Järjestelmän avulla voidaan voidaan toteuttaa sovittuja käytäntöjä ja myös ennustaa tulevat ongelmat ja suorittaa tarvittavat toimenpiteet, kuten pitää puheeksiottokeskustelu, siirtää asia työterveyshuoltoon ja ottaa eläke- tai tapaturmavakuutusyhtiö käsittelyyn mukaan.

On huolehdittava, että esimiesten on mahdollista seurata työntekijöiden tietoja reaaliajassa ja helposti.

4. Vie työkyky ja sen johtaminen johdon agendalle

Työkyvyn johtamisesta vastaa organisaation johtoryhmä, jonka tehtävä on mahdollistaa työkyvyn aktiivinen ja ajantasainen seuraaminen.

Ajantasaisen tiedon avulla on helpompi tehdä päätöksiä koskien työkyvyn johtamista ja siinä tarvittavia toimenpiteitä ja näin parantaa henkilöstön työkykyä.

5. Seuraa tilannetta raportoinnin avulla jopa päivittäin

Henkilöstöosastolla tulee olla työkalut tiedon keräämiseen henkilöstön poissaoloista ja hyvinvoinnista, mahdollisuus analysoida tätä tietoa sekä seurata tilannetta siten, että ongelmiin voidaan puuttua heti.

Pienessä yrityksessä työkaluna saattaa toimia esimerkiksi taulukkolaskentaohjelma. Heti kun henkilöstön määrä nousee useisiin kymmeniin ja satoihin, on tilanteen seuraamista varten oltava siihen tarkoitettu järjestelmä, joka tekee nämä asiat automaattisesti.

On tärkeää määrittää keskeisimmät KPI- eli suorituskykymittarit, joita seurata. Mittareiden avulla pitäisi olla mahdollista arvioida organisaation tapahtumia monipuolisesti esimerkiksi koko organisaation, toimipaikan, työtehtävän ja henkilön tasolla. Seuraamalla mittareita ja raportoimalla niistä jopa päivittäin, voidaan tunnistaa riskit ajoissa ja siirtyä ongelmatilanteisiin reagoinnista ongelmien ennakointiin. Näin kasvatetaan sekä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja työkykyä että minimoidaan kustannuksia.

6. Laajenna kokonaisvaltaiseen työkyvyn johtamiseen

Työkyvyn ja -turvallisuuden johtamista kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Ne eivät ole erillään toisistaan ja vaikuttavat molemmat työntekijöiden työkykyyn.
Työkyvyn johtamisen tulee sisältää kaikkien taustatekijöiden, kuten tapaturmat, päihteiden väärinkäyttö tai mielenterveysongelmat, hallinnan, joilla vaikutetaan kokonaisvaltaisesti siihen, että henkilön työkyky on hyvä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että organisaatiolla on oltava selkeä järjestelmä, jolla seurataan jokaista työntekijää yksilönä ja toisaalta koko organisaation tapahtumia.
Näin voidaan kerätä tietoa, jota analysoimalla sekä työntekijöiden hyvinvointi että työn tuottavuus voidaan taata eli minimoida poissaoloista johtuvat kustannukset.

Kun koko organisaatiosta ja henkilöstöstä kerätään tietoa ja aletaan ymmärtää mistä poissaolot johtuvat, on niihin helppo puuttua ajoissa. Ajan myötä voidaan myös alkaa ennustamaan tulevia poissaoloja. Kun opitaan, että tietyillä asioilla on yhteys, joka tulee aiheuttamaan poissaoloja, voidaan näihin yksittäisiin tunnistettuihin asioihin myös tehokkaasti ja ennaltaehkäisevästi vaikuttaa.

Näillä keinoilla henkilökunnan poissaolot vähentyvät merkittävästi ja työaika lisääntyy, joka taas näkyy suoraan työn tuottavuudessa ja yrityksen taloudessa.

Laske oman organisaatiosi poissaolokustannukset Varman poissaolokustannuslaskurilla.

Lue lisää työkyvyn johtamisen palveluistamme.

Kirjoittaja