Berner Oy on vuonna 1883 perustettu suomalainen perheyritys, joka tarjoaa kansainvälisiä ja kotimaisia huippubrändejä sekä oman tuotekehityksen ja valmistuksen tuotteita niin yrityksille, julkiselle sektorille että kuluttajille.

Yrityksen pääkonttori, tuotekehitys ja tuotantolaitokset sijaitsevat Suomessa. Baltiassa ja Ruotsissa asiakkaita palvelevat tytäryhtiöt. Konsernin liikevaihto vuonna 2015 oli 289,3 miljoonaa euroa ja konsernin henkilöstömäärä 524.

Vuonna 2014 Berner teki päätöksen Microsoftin O365-palveluiden käyttöönotosta. Pilvipalveluiden käyttöönoton esiselvityksessä esille tulleet O365-palveluiden edut olivat merkittävät. Kustannussäästöjen lisäksi O365-palveluiden käyttöönotto mahdollistaa uudet toimintatavat, ja tukee tämän hetkisiä ja tulevia liiketoiminnan tarpeita. Myös palveluntarjoajien ja teknologiaosaajien suurempi määrä nähtiin etuna.

Käyttöönoton ensimmäisenä vaiheena oli Bernerin Intranetin toteuttaminen Sharepoint-pohjalle sekä Yammerin käyttöönotto. Tämän jälkeen oli vuorossa sähköpostin siirto Notesista Outlookiin.

Berner halusi tähän projektiin toimittajan, jolla oli kokemusta kummastakin, sekä IBM Notesista että Microsoftin työkaluista ja myös O365-pilvipalveluista.

”Referenssitöillä oli suuri merkitys tässä projektissa”, kertoo Anneli Paakkola, Bernerin IT-päällikkö.

Berner on tehnyt Soforin kanssa yhteistyötä vuodesta 2001. Näin ollen nykyinen toimittaja oli luonteva valinta eritoten kun osaamista kaikista kolmesta kriittisestä osa-alueesta löytyi.

Projekti aloitettiin kartoittamalla ja dokumentoimalla ympäristöjen nykytila. Migraatiota testattiin pilottikäyttäjien kanssa, näin saatiin tehtyä tarvittavat tarkistukset ja muutokset lopullista migraatiota varten. Seuraavassa vaiheessa Bernerin nykyisen, IBM Notes-sähköpostijärjestelmän tiedot tuli migroida O365-palveluun. Migraatiossa siirrettiin aktiiviset sähköpostit, kalenterit ja kontaktit vastaaviin O365-tileihin. Arkistojen siirto toteutettiin projektin kakkosvaiheessa. Migraation aikana IBM Notes -sähköpostijärjestelmä oli aktiivisesti käytössä. Lähdejärjestelmässä muuttuneet tiedot ja mm. saapuneet uudet viestit huomioitiin päivityssiirroilla. Yliheitto, nimipalvelinmuutokset ja viimeiset päivityssiirrot ajoitettiin viikonloppuun. Tällä tavoin minimoitiin häiriöt liiketoiminnalle.

Ennakkoon mahdolliseksi haasteeksi arvioitiin erillisellä Notesin Team Workplace -templatella tehdyt ryhmäpostikannat, mutta Soforin asiantuntijoiden tekemät ennakkovalmistelut ja konversiot mahdollistivat myös näiden onnistuneen migraation.

Hyvin onnistuneen projektin lopputuloksena noin 400 henkilöä Suomessa sai käyttöönsä uudet työkalut henkilökohtaisella sisällöllään.

Soforin avulla Berner pystyi toteuttamaan strategiaansa kuuluvat uudistustoimenpiteet siten, että liiketoiminnalle ei aiheutunut häiriöitä. Samalla pystyttiin varmistamaan se, että kertynyttä liiketoimintatietoa ei järjestelmävaihdon vuoksi menetetty.

Paakkolan mukaan migraatioprojekti sujui erittäin hyvin, ilman yhtään isompaa haastetta. Menestystekijöinä olivat hyvät käytännöt ja prosessit, jämpti projektipäällikkö sekä osaaminen.

”Projekti saatiin läpi budjetissa ja aikataulussa”, toteaa Paakkola.

Yksi kommentti artikkeliin “Onnistunut migraatio O365-palveluun”