Lähtötilanne
Salon seudun koulutuskuntayhtymällä on useita ajoneuvoja, joiden hallinnointi (varaukset, ajopäiväkirja, tankkaukset ja huollon tarpeet) on tähän asti tehty manuaalisesti erillisille paperidokumenteille. Manuaalisen prosessin takia ajoneuvojen käytöstä ei ole ollut reaaliaikaista kokonaiskuvaa.
Koulutuskuntayhtymän tarpeena oli päästä pois manuaalisista toimenpiteistä ja paperidokumenteista.
Ratkaisu
Tätä varten yhdessä Soforin kanssa toteutettiin projekti, jossa digitalisoitiin ajoneuvojen hallinointi käyttämällä monipuolisesti Microsoftin työkaluja.
Ratkaisussa käyttäjä tekee varauksen omaan Outlook-kalenteriinsa, mistä tiedot siirtyvät ”Ajopäiväkirja”-mobiilisovellukseen. Sovellus on toteutettu PowerApps-työkalulla. Mobiilisovellukseen kirjataan ajon aloitus, mahdollinen tankkaus, tarvittavat korjaustoimenpiteet sekä lopuksi ajon lopetus. Tiedot mobiilisovelluksesta tallentuvat Sharepointissa olevaan tietovarastoon.
Sovellusta voi käyttää myös suoraan Microsoft Teamsillä.
Mikä muuttui ja mitä hyötyjä saavutettiin?
Ratkaisun avulla Salon seudun koulutuskuntayhtymällä on koko ajan reaaliaikainen kuva ajoneuvojen käytöstä ja kunnosta. Sen avulla voidaan myös optimoida ajoneuvojen lukumäärä ja käyttöä leasing-sopimuksen puitteissa.
Tällä sovelluksella alennetaan ajoneuvokannan kokonaiskustannuksia merkittävästi.
Julkishallinnon organisaatioiden pitää tulostaa, vahvistaa ja arkistoida ajopäiväkirja vuosittain. Tämä lakisääteinen velvoite onnistuu Ajopäiväkirja-sovelluksen avulla nopeasti ja helposti. Kyseinen menettelytapa täyttää tilintarkastajien mielestä kaikki julkishallinnolle asetetut vaatimukset.
Uudet hankitut ajoneuvot lisätään suoraan tähän sovellukseen.
Salon seudun koulutuskuntayhtymä tarjoaa ammatillista koulutusta aikuisille ja nuorille.